HBR電子報:讓客戶看懂你的信!如何好好運用電子郵件

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》焦點企劃 寫出不會被人忽視的電子郵件
》精選文摘 有效處理電子郵件三招
電子郵件該怎麼寫,才能給人好印象?
》活動快遞 【七月限定】訂閱加贈:好書3選1
 
2019.07.11 第479期

寫出不會被人忽視的電子郵件

名家部落客系列《成功主管的五感溝通力》

你的客戶和同事沒那麼多時間,從頭到尾耐心看完他們收到的每一份電子郵件。有些人一天收到幾百封信。所以他們會從可以很快處理好的信看起。他們可能永遠找不到時間回覆──或甚至閱讀──其餘的信件。

那麼你要如何吸引他們的注意?試試以下的做法:

該大寫的地方大寫,該有標點符號的地方有標點符號。

良好的寫作有它必須注意的慣例。這對電子郵件來說可能像是在浪費時間,尤其是當你在手持式裝置上敲打訊息的時候。但是把事情──小事情──做對很重要。即使你們那一群人發訊息不大寫或加標點符號,但有人這麼做的話,便會顯得很吸引人。違背書寫語言的基本規範、倉促間寫成的電子郵件,會透露一個人粗心草率的個性。有些簡寫,更是令人丈二金剛摸不著頭腦。一開始就把訊息表達清楚,所花時間比後來需要解釋你的真正意思還要少。

單刀直入說重點(當然要有禮貌)。

有所要求時,務必明說。不要一開始就過分恭維收件人──但是簡短的致意可能有幫助(例如「很棒的訪談。謝謝寄給我參考。可以幫我一個忙嗎?」)。 明白說出截止期限,以及收件人準時將工作做好所需的其他細節。

言簡意賅──但不要過分簡短。

長篇大論的電子郵件令人厭煩且耗費精神。 愈是需要往下拉動捲軸或滑動頁面,他們愈是不會仔細閱讀你的訊息。他們可能只是走馬看花,漏掉重要的細節──或者完全跳過不看。所以你寫的訊息,要盡量讓對方在一個螢幕內讀完。內容要有重點,遣詞用字盡量求其精簡… 【閱讀全文】

有效處理電子郵件三招

多莉.克拉克(Dorie Clark)

一大堆的電子郵件,很容易讓人不知所措。其實有研究顯示,專業人士平均每天得花4.1小時來回覆工作訊。如果你想更有效率地處理電子郵件,可參考文中的方法,或許會覺得有幫助…【閱讀全文】

電子郵件該怎麼寫,才能給人好印象?

夏妮.哈蒙(Shani Harmon)

我們每年都會收到大批湧來的電子郵件(平均每天121封),不難想像我們開始忘了這對我們個人專業品牌形象的影響。我們會花上幾小時精心潤飾LinkedIn上的個人資料、修改自己的履歷表,但卻會因為很忙而匆忙寄出一封品質難以卒睹的電子郵件。「從我的手機傳送,有錯字請見諒」不該成為溝通品質低落的藉口… 【閱讀全文】

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