「做事」的人跟「負責一件事」的人,有什麼不同?第一份工作主管教我的事


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2018/02/02 第645期  |  訂閱/退訂  |  看歷史報份  |  經理人月刊網站  |  經理人粉絲團  |  


 
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只要你能過自己想過的生活,你就成功了。

 

--克里斯多福.莫利(Christopher Morley) 美國知名作家

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「做事」的人跟「負責一件事」的人,有什麼不同?第一份工作主管教我的事

 

我第一家工作的公司,是一家監控的新創,一切都還在草創時期,規則流程都還不是很清楚,行銷文件蠻簡陋,連網站都還破破的。行銷部門那時含主管只有4個人。

其實S姊不算是我的主管,而是帶我的mentor,但她不只是「教我某件事怎麼做」,而是真的要把我「帶起來」。

她非常嚴格,一開始我超怕她的,但她非常有規劃地,一步步教我從「做事」,到職場上「待人處事」的種種邏輯,完全擔負起了一個管理者高度的責任。

我那時常常被她叫進會議室一對一長談,壓力超大的,而且不知道為什麼總會讓我想到:胡適的媽媽,每天早上把胡適叫起來,教他做人道理的畫面(哈)。

第一個任務:成功案例

我負責的第一件事情,是寫英文的「成功案例」,也就是針對某些重要案子,請業務協助詢問客人為什麼要使用我們的產品,然後將故事寫成一份類似新聞稿的成功案例,讓客人為我們背書。

我認為這是很好的安排,寫成功案例是一件很能幫助成長的工作,因為一方面你要了解產品,然後要知道客人是怎麼使用你的產品、產品對客人來說的好處是什麼,還要能將這些資訊整理成吸引人的內容推廣到市場上。同時在部門內,這項工作能開啟行銷與業務部門的合作,也能快速了解公司重要專案與大客人。

除了上面提到的學習之外,我還從S姊怎麼處理這件事情上,學到許多做事的方法。

一開始,S姊先給我一些她已經跟業務蒐集完的資料,希望我寫成功案例,這對我來說並不難,我一天就寫完了。

接著在一次的會議中,主管問我和S姊,估計寫一篇成功案例要花多少時間,我們同時回答,但是她說「兩週」,我說的卻是「兩天」,一講出來大家都沉默了,S姊立刻跟主管說,她再跟我討論一下,然後會議開完,我就被S姊叫進小會議室。

登愣!被叫進會議室的時候我想說,慘了我太白目,居然壓了比老鳥還要短這麼多的時間,這樣她的面子往哪裡擺?難怪要被釘了。

但是S姊不是因為這個原因把我找進會議室的。

什麼是真正的負責任?
她問我:「兩天的時間,是怎麼來的?」

我:「是根據我寫上一篇的時間。」

然後她跟我說:「在答應做一件事之前,應該想清楚整件事的流程再答應,然後再壓時間。」

看我似懂非懂,她跟我說:「首先,妳寫第一篇成功案例之前,我已經幫妳蒐集好了業務端的資料,但老闆問『寫一篇成功案例』,當然是指從0開始。妳就是這件事的負責人,每個環節都要考慮,而不是寫稿機而已,怎麼能只壓『寫稿』的時間呢?」

然後她問我:「如果看整個流程,妳覺得會花最多時間的地方在哪裡?」

我:「我想應該是,和業務要資料,還有釐清內容?」

她:「沒錯,而且那是妳無法控制的,因為這不是妳一個人的事情,關係到業務,業務可能還要去問客人,而他們都很忙,這不是他們的主要業務,妳覺得他們動作會多快?對這種有妳無法控制的事情,妳要怎麼處理?」

我:「嗯……抓緩衝時間?」

她:「沒錯。而且妳要一邊跟業務壓時間,一邊抓自己的緩衝時間。」

我恍然大悟地狂點頭。

但還沒結束,她繼續說:「再來,妳剛開始工作,還沒有太多的事情要做,所以可以有一整天的完整時間寫稿,但妳有沒有想過,如果妳有一堆事情要處理呢?如果老闆給了妳優先次序更高的事情呢?行銷部門是個很容易接雜事的部門,而且我們目前還有很多目標要做,但妳現在一跟老闆壓了這個時間,他以後就是拿這個時間要求妳,到時候妳還有一大堆事情要做,有辦法兩天內交出來嗎?」

S姊說的沒錯,接下來幾個禮拜,我不但無法成功讓業務給我成功案例的資料,還逐漸被業務的各種需求塞滿,要什麼什麼的文件,網站上要加什麼什麼的東西……,每天都大爆炸,於是,我又被找進小會議室了。

S姊:「我在等妳什麼時候來找我。妳為什麼要答應那些事情?」

我有點愣住:「因為業務需要?那是行銷要做的事情?」

S姊:「妳是行銷部門的資源,又是新人,要丟任何事情給妳之前,他們應該要去找你老闆討論,得到許可後,才可以叫妳做事。更何況有些事情他們還說是急件。」

S姊接著說:「這件事情是不是行銷部門的事,要部門的主管決定,不是妳決定, 妳可能覺得只是幫他們一個忙,但是事情要想長遠。妳現在把事情攬回來,製造一堆特例,接受一堆急件,不是只有妳要承擔,而是整個部門要概括承受 ,因為以後人家就會覺得這是行銷部門要做的事情,當主管要幫妳擋的時候,他們會說『可是這件事以前都是Evonne做的呀!』,妳的破例會變成別人的常態。」

還是菜鳥,滿腔熱情想協助其他部門的我,發現我變成了一個「濫好人」,其他部門非但不會感謝我,之後還會認為這是我們部門應該做的

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